Gerenciamento de processos de negócios: o que você realmente precisa saber?

Os processos estão presentes em diversas áreas do cotidiano, a todo tempo, desde questões mais complexas às mais simples, como acordar e se preparar para o trabalho. Para executá-los adequadamente, é necessário estabelecer um planejamento, observando, na prática, o que dá certo ou não.

De forma geral, podemos compreender o gerenciamento de processos de negócios como o conjunto de técnicas, metodologias e ferramentas para monitorar e otimizar os processos das organizações. Ele terá o apoio da governança da empresa e das demais áreas funcionais, como a tecnologia da informação. 

A abordagem também é chamada Business Process Management (BPM) e tem o objetivo de reunir informações densas sobre como uma empresa realiza os seus processos. Por isso, encontra-se em uma seara para além da gestão simples de projetos. Na prática, a metodologia propõe a realização do controle das atividades realizadas pela empresa e do seu fluxo, assim como evidencia o encadeamento de tudo o que é executado dentro do negócio. 

Dessa forma, o BPM se adapta muito bem às demandas do novo contexto de mercado, o qual possui características complexas, como alta concorrência, novos canais e tecnologias, uma regulação robusta e clientes mais conscientes dos seus direitos e do seu poder de escolha, além de mudanças culturais significativas. Isso ocorre porque todos esses elementos impactam, em maior ou menor escala, as formas e os processos de trabalho, tanto nas camadas estratégicas e táticas quanto nas operacionais, o que demanda outras articulações de líderes e gestores. 

Portanto, o Gerenciamento de Processos de Negócios (Business Process Management – BPM) refere-se à utilização de técnicas, ferramentas, pessoas, insumos, resultados e procedimentos para tornar as operações das empresas eficazes e eficientes. 

Sabendo da importância do tema, a Escola Superior de Redes (ESR), em parceria com a DinsmoreCompass, apresentou, recentemente, o seu novo webinar gratuito, “Processos de negócios”. Vamos compilar os principais pontos desse evento on-line a seguir.  

Qual a importância dos processos?

As organizações funcionam baseadas nos seus processos, sejam eles tácitos ou estruturados. Por isso, a atuação por meio de um gerenciamento de processos de negócios é tão essencial. 

De acordo com o webinar mencionado anteriormente, os maiores motivadores para uma empresa trabalhar com gerenciamento de processos de negócios estão associados à necessidade que esses empreendimentos têm de economizar recursos, reduzir o custo da sua operação e aumentar a produtividade.

Além destes, existem outros exemplos que estimulam a adoção da abordagem, como a melhoria da satisfação do cliente, por meio da manutenção, do aprimoramento e de incrementos de produtos e serviços ou a criação de soluções inéditas. 

Em todos esses campos, a gestão de processos de negócios pode ser aplicada com o intuito de potencializar os resultados das empresas. 

Podemos compreender, então, que a gestão de processos de negócios auxilia a conquista desses objetivos, aprimorando a visão crítica que as empresas têm em relação às suas formas de executar aquilo que elas se propõem a entregar ao usuário final.

Quando não há um foco permanente na realização da metodologia, as empresas são afetadas por diversos desafios, dentre os quais se destacam os seguintes:

• Profissionais com baixa produtividade; 
• Desperdício de tempo, material, talento e dinheiro; 
• Burocracia desnecessária e duplicação de atividades; 
• Não atingimento dos objetivos de negócios.

Mas, afinal, o que é processo?

Antes de entender a aplicação do gerenciamento de processos de negócios, é essencial destrinchar o conceito de “processo”. Trata-se de um elemento transformador, capaz de converter simples insumos, como dados e informações (também chamados entradas ou causas), em outros componentes (saídas ou efeitos) com maior valor agregado para o negócio.

Assim, na prática e na lógica de uma visão sistêmica, o processo é responsável por transformar as “entradas” em “saídas ou efeitos” que gerem resultados significativos para as organizações, como: 

• Mais utilidade;
• Mais eficiência;
• Mais resultados alcançados (efetividade);
• Mais valor agregado.

Para executar essa transformação, os processos não se guiam sozinhos. Na verdade, necessitam de pessoas, ferramentas e equipamentos, além de procedimentos e métodos.

 Qual é a definição de gerenciamento de processos de negócios (BPM)?

Agora podemos ir adiante. Como dissemos anteriormente, o gerenciamento de processos de negócios representa uma abordagem sistemática utilizada para melhorar continuamente os processos de negócios de uma organização. 

A metodologia envolve a análise, o design, a modelagem, a implementação, o monitoramento e a otimização de processos de negócios, principalmente por meio da atuação do setor de TI, com o objetivo de potencializar os resultados da empresa. 

Para isso, possui alguns elementos característicos e essenciais, como: 

• Análise de Processos

– Identificação e mapeamento dos processos existentes, conhecido como AS-IS.

– Avaliação da eficiência e eficácia dos processos.

• Design de Processos

– Criação de processos ou melhoria dos já existentes, conhecidos com TO-BE.

– Garantia de que os processos sejam eficientes e alinhados com os objetivos de negócios.

• Modelagem de Processos

– Criação de representações visuais dos processos.

– Utilização de ferramentas de modelagem para documentar o AS-IS e o TO-BE.

• Implementação de Processos

– Os processos desenhados são colocados em prática.

– Integração dos novos processos nos sistemas de TI existentes, se necessário.

• Monitoramento de Processos

– Acompanhamento do desempenho dos processos em tempo real.

– Uso de métricas e Key Performance Indicators (KPIs) para medir a eficiência deles.

• Otimização de Processos

– Identificação de oportunidades para melhorias contínuas.

– Ajuste e refino dos processos para alcançar melhores resultados.

Quais são os benefícios do BPM?

• Eficiência operacional: redução de desperdícios e aumento da produtividade.
• Qualidade otimizada: processos bem definidos levam a uma maior consistência e qualidade dos produtos/serviços.
• Flexibilidade: capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado ou da estratégia empresarial.
• Transparência: maior visibilidade dos processos facilita a identificação de gargalos e problemas.
• Compliance: facilita a conformidade com regulamentações e normas. 

Qual a relação do gerenciamento de processos de um negócio com o CBOK?

Você conhece a ABPMP? Trata-se de uma associação internacional de profissionais de BPM responsável por promover e difundir os conceitos e as práticas da metodologia, além de oferecer programas de capacitação e as certificações internacionais BPM Boot Camp & CBPP Exam e BPM CBPP Recertification. 

Todas essas certificações são baseadas no livro Common Body of Knowledge (CBOK), material fundamental para os profissionais de TI que desejam trabalhar com gestão de processos. Ele é editado e revisado, periodicamente, pela ABPMP, que divide o aprendizado de gerenciamento de processos de negócios em nove campos do conhecimento:

Portanto, a relação entre os dois termos está na possibilidade de os profissionais de TI se especializarem na metodologia, por meio de um conteúdo de qualidade e de uma certificação internacionalmente reconhecida. Além disso, há também uma importante entidade, a , que oferece padrões de processo para que qualquer empresa consiga estruturar os seus projetos do zero. 

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ESR: líder em ensino e aprendizado para gerenciamento de processos

Para os profissionais de TI que desejam ingressar no setor de gerenciamento de processos de negócios, a Escola Superior de Redes (ESR) oferece, em parceria com a DinsmoreCompass, uma formação completa de cursos exclusivos, realizados na modalidade EaD, com aulas ao vivo. São eles:

• Fundamentos de BPM (parceria oficial DC – DinsmoreCompass);
• Especialista BPM (parceria oficial DC – DinsmoreCompass);
• Gestor BPM (parceria oficial DC – DinsmoreCompass).